Qu'est-ce que le financement forfaitaire ?
Le financement forfaitaire est une nouvelle façon de demander un financement de l'UE et de gérer des projets. L'idée est de simplifier le processus de financement traditionnel (basé sur des subventions), qui est complexe et sujet aux erreurs. La caractéristique principale du financement forfaitaire est l'élimination (ou plutôt la réduction drastique) des rapports financiers : vous fournissez une estimation à l'avance des coûts de votre projet dans la phase de proposition, et une fois que votre budget est fixé dans la Convention de subvention (GA), la Commission européenne (CE) ne contrôlera pas comment vous le dépensez, tant que vous livrez ce que vous avez promis dans la proposition. Cela ne signifie pas que votre projet doit réussir – c'est de la recherche, après tout – mais simplement que vous devez faire tous les efforts nécessaires pour livrer autant que possible.
Si vous vous demandez à quel point ce changement est important, regardez simplement le Pilier 2 d'Horizon Europe, où environ 30 % des appels ouverts et à venir utilisent le modèle de financement forfaitaire.
Changements
Dans la phase de proposition, le plus grand défi que nous avons rencontré est le modèle de budget officiel. Bien qu'il soit formidable qu'un modèle soit disponible, contrairement au cas du financement basé sur des subventions, nous l'avons trouvé insuffisant dans plusieurs domaines clés. Tout d'abord, nous déconseillons d'utiliser l'édition collaborative et suggérons plutôt de demander aux partenaires de remplir toutes les données eux-mêmes, car il n'y a aucun moyen de contrôler qui change quoi, et ils peuvent finir par écraser les chiffres les uns des autres, sans même que vous le remarquiez. Le document est plein de macros, ce qui le rend trop compliqué à utiliser et contient très peu de vérification des erreurs. La disposition d'un tableau par partenaire par lot de travail pour les coûts de personnel est maladroite et difficile à utiliser, certaines des macros prennent une éternité pour faire leur travail, et le document en général inspire la peur que quelque chose ne tourne mal. Au final, LGI a créé notre propre outil, qui fournit toutes les informations nécessaires que le modèle officiel ne contient pas (y compris les automatisations et la vérification des erreurs). Une fois que nous étions prêts, nous avons transféré tous les chiffres dans le modèle officiel en une seule fois pour la soumission.
Du point de vue de la gestion de projet, il y a deux changements majeurs. Le premier est que les lots de travail (WP) ne sont payés qu'à l'achèvement, ce qui est important car cela signifie que les partenaires qui ont terminé tout leur travail dans leur WP peuvent ne pas être payés simplement parce qu'un autre partenaire n'a pas rempli ses obligations, ce qui pourrait à son tour conduire à des conflits. Un autre changement est la multiplication des WP. **Afin de minimiser les risques, les participants peuvent souhaiter diviser les WP en plusieurs morceaux pour mieux contrôler la livraison et recevoir des paiements plus fréquents (les WP sur la Communication, la Diffusion et l'Exploitation, ainsi que la Gestion sont particulièrement susceptibles de le faire). Cela signifierait que les projets pourraient finir avec plus de 20 WP au total, introduisant une complexité inutile dans le processus de proposition et de gestion de projet.
Enfin, en plus des changements mentionnés ci-dessus, il peut également y avoir un changement de perspective. Dans les projets basés sur des subventions, les fonds alloués à un partenaire n'appartiennent pas à ce partenaire tant que les coûts correspondants n'ont pas été approuvés par la CE dans le cadre du processus de rapport. Cela signifie que si un partenaire ne dépense pas l'argent, il ne peut pas le réclamer et doit le mettre à la disposition des autres membres du consortium. Il est tout à fait possible qu'un projet n'utilise pas tout le financement qui lui est alloué. Puisque toute l'idée des subventions forfaitaires concerne le processus de rapport, la seule façon pour les partenaires d'être payés est l'achèvement des WP, mais le montant réellement dépensé n'a aucune importance. C'est une fonctionnalité, pas un bug, mais cela peut rendre les partenaires plus réticents à abandonner des fonds, car cela soulève également des questions éthiques sur le potentiel de profit sur des activités financées par le public.
Maintenant que nous avons discuté des changements, regardons ce qui reste identique.
Constantes
Les normes d'évaluation, le modèle de Partie B et l'approche générale restent les mêmes. Au-delà de cela, il y a quelques autres choses que vous pourriez vous attendre à changer, mais qui en fait ne changent pas. Par exemple, malgré le fait que les projets forfaitaires ne nécessitent techniquement pas de tenir des feuilles de temps juste pour eux, il est peu probable que vous n'ayez que des projets forfaitaires dans votre organisation. Dès que vous avez un projet basé sur des subventions, les feuilles de temps seront nécessaires. De plus, bien que la CE ne vous demandera pas de rapporter les détails sur la façon dont vous avez dépensé l'argent, vous devrez toujours suivre les lois du pays dans lequel votre organisation est enregistrée.
Vous pouvez également toujours apporter des modifications à la GA et déplacer le budget, bien que le montant total du financement ne puisse pas être augmenté.
Risques
Il y a quelques risques introduits par l'approche forfaitaire, le premier ayant à voir avec les estimations de coûts. Si nous avons appris quelque chose au cours des deux dernières années, c'est que les prévisions de prix peuvent être risquées à utiliser, mais c'est exactement ce que vous devrez faire dans une proposition forfaitaire. La gravité de ce risque sera déterminée par, entre autres choses, la durée de votre projet et le secteur dans lequel vous opérez. En tout cas, l'augmentation des prix ne sera pas un argument pour augmenter votre budget. Si vous tentez de limiter ce risque en gonflant vos coûts, sachez que les évaluateurs vérifieront les estimations de coûts détaillées que vous fournissez dans le cadre de la proposition dans le modèle de budget officiel, et suggéreront de diminuer votre forfait, s'ils considèrent vos coûts excessifs ou déraisonnables. Notez que cela ne devrait avoir aucun effet sur votre score.
De plus, même si le modèle forfaitaire est présenté comme une solution à la barrière d'entrée élevée, en particulier pour les PME, la dépendance aux estimations de coûts et les paiements limités aux WP achevés uniquement, signifie un véritable risque de trésorerie qui affectera de manière disproportionnée les petites entreprises.
Une dernière note sur les WP. Les rapports de progrès étaient déjà une affaire sérieuse dans les projets basés sur des subventions, mais dans le financement forfaitaire, ils deviennent encore plus critiques, car un rapport mal rédigé peut potentiellement bloquer le paiement de centaines de milliers d'euros, si le WP n'est pas accepté comme achevé. Nous recommandons donc une structure de gestion renforcée et une surveillance plus étroite de la progression des WP, pour nous assurer qu'il n'y a pas de surprises.
La mise en œuvre de notre premier projet forfaitaire commencera bientôt. Nous nous assurerons de fournir une mise à jour sur nos expériences avec la gestion d'un tel projet.
En attendant, voici quelques liens utiles au cas où vous voudriez en savoir plus :
Gabor SZENDRO
Responsable du financement de l'innovation et de la gestion de projet chez LGI
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