Qu'est-ce que le financement forfaitaire?
Le financement forfaitaire est une nouvelle manière de demander un financement de l'UE et de gérer des projets. L'idée est de simplifier le processus de financement traditionnel (basé sur les subventions), qui est complexe et sujet aux erreurs. La caractéristique principale du financement forfaitaire est l'élimination (ou plutôt la réduction drastique) des rapports financiers : vous fournissez une estimation préalable des coûts de votre projet lors de la phase de proposition, et une fois votre budget fixé dans l'Accord de Subvention (GA), la Commission européenne (CE) ne contrôlera pas comment vous dépensez cet argent, tant que vous fournissez ce que vous avez promis dans la proposition. Cela ne signifie pas que votre projet doit être couronné de succès - après tout, c'est de la recherche - mais simplement que vous devez faire tous les efforts nécessaires pour livrer autant que possible.
Si vous vous demandez à quel point ce changement est important, regardez simplement le Pilier 2 d'Horizon Europe, où environ 30% des appels ouverts et à venir utilisent le modèle forfaitaire.
Changements
Lors de la phase de proposition, le plus grand défi que nous avons rencontré est le modèle de budget officiel. Bien qu'il soit bon qu'un modèle soit disponible, contrairement au cas du financement basé sur les subventions, nous l'avons trouvé insuffisant dans plusieurs domaines clés. Avant tout, nous déconseillons d'utiliser l'édition collaborative et préférons demander aux partenaires de remplir eux-mêmes toutes les données, car il n'y a aucun moyen de contrôler qui change quoi, et ils peuvent finir par écraser les chiffres des uns et des autres, sans même que vous vous en rendiez compte. Le document est rempli de macros, ce qui le rend trop compliqué à utiliser et contient très peu de vérifications d'erreurs. La mise en page d'une table par partenaire par paquet de travail pour les coûts de personnel est maladroite et difficile à utiliser, certaines macros mettent une éternité à faire leur travail, et le document en général inspire la peur de quelque chose qui pourrait mal tourner. Au final, LGI a créé notre propre outil, qui fournit toutes les informations nécessaires que le modèle officiel n'a pas (y compris les automatisations et les vérifications d'erreurs). Une fois que nous étions prêts, nous avons transféré tous les chiffres dans le modèle officiel en une seule fois pour la soumission.
Du point de vue de la gestion de projet, il y a deux changements majeurs. Le premier est que les paquets de travail (WP) ne sont payés qu'à la fin, ce qui est important car cela signifie que les partenaires qui ont terminé tout leur travail dans leur WP peuvent ne pas être payés juste parce qu'un autre partenaire n'a pas rempli ses obligations, ce qui pourrait entraîner des conflits. Un autre changement est la multiplication des WPs. Afin de minimiser les risques, les participants peuvent souhaiter découper les WPs en plusieurs morceaux pour mieux contrôler la livraison et recevoir des paiements plus fréquents (les WPs sur la Communication, la Diffusion et l'Exploitation, ainsi que la Gestion sont particulièrement susceptibles de le faire). Cela signifierait que les projets pourraient finir avec plus de 20 WPs au total, introduisant une complexité inutile dans le processus de proposition et de gestion de projet.
Enfin, en plus des changements mentionnés ci-dessus, il peut également y avoir un changement de perspective. Dans les projets basés sur les subventions, les fonds alloués à un partenaire n'appartiennent pas à ce partenaire tant que les coûts correspondants n'ont pas été approuvés par la CE dans le cadre du processus de rapport. Cela signifie que si un partenaire ne dépense pas l'argent, il ne peut pas le réclamer et doit le rendre disponible pour les autres dans le consortium. Il est tout à fait possible qu'un projet n'utilise pas tous les fonds qui lui sont alloués. Étant donné que l'idée du financement forfaitaire concerne le processus de rapport, la seule façon pour les partenaires d'être payés est de compléter les WPs, mais le montant réel dépensé n'a pas d'importance. C'est une fonctionnalité, pas un bug, mais cela peut rendre les partenaires plus réticents à abandonner des fonds, car cela soulève également des questions éthiques sur le potentiel de profit sur des activités financées par le public.
Maintenant que nous avons discuté des changements, voyons ce qui reste inchangé.
Constantes
Les standards d'évaluation, le modèle de la Partie B et l'approche générale restent les mêmes. Au-delà de cela, il y a quelques autres choses que vous pourriez vous attendre à changer, mais qui en réalité ne changent pas. Par exemple, malgré le fait que les projets forfaitaires ne nécessitent techniquement pas que vous gardiez des feuilles de temps juste pour eux, il est peu probable que vous n'ayez que des projets forfaitaires dans votre organisation. Dès que vous avez un projet basé sur des subventions, les feuilles de temps seront nécessaires. De plus, bien que la CE ne vous demande pas de rapporter les détails sur la façon dont vous avez dépensé l'argent, vous devrez toujours suivre les lois du pays dans lequel votre organisation est enregistrée.
Vous pouvez également toujours apporter des modifications au GA et déplacer le budget, bien que le montant total du financement ne puisse pas être augmenté.
Risques
Il y a quelques risques introduits par l'approche forfaitaire, le premier ayant à voir avec les estimations des coûts. Si nous avons appris quelque chose au cours des deux dernières années, c'est que les prévisions de prix peuvent être risquées à utiliser, pourtant c'est exactement ce que vous devrez faire dans une proposition forfaitaire. La gravité de ce risque sera déterminée par, entre autres, la durée de votre projet et le secteur dans lequel vous opérez. Dans tous les cas, la hausse des prix ne sera pas un argument pour augmenter votre budget. Si vous essayez de limiter ce risque en gonflant vos coûts, sachez que les évaluateurs vérifieront les estimations de coûts détaillées que vous fournissez dans le cadre de la proposition dans le modèle de budget officiel, et suggéreront de diminuer votre somme forfaitaire, s'ils considèrent vos coûts excessifs ou déraisonnables. Notez que cela ne devrait pas avoir d'effet sur votre score.
En outre, même si le modèle forfaitaire est présenté comme une solution à la barrière élevée d'entrée, en particulier pour les PME, la dépendance aux estimations de coûts et les paiements étant limités aux WPs complétés uniquement, signifie un réel risque de trésorerie qui affectera de manière disproportionnée les petites entreprises.
Une dernière note sur les WPs. Les rapports d'avancement étaient déjà une question sérieuse dans les projets basés sur des subventions, mais dans le financement forfaitaire, ils deviennent encore plus critiques, car un rapport mal écrit peut potentiellement bloquer le paiement de centaines de milliers d'euros, si le WP n'est pas accepté comme terminé. Nous recommandons donc une structure de gestion renforcée et un suivi plus étroit de l'avancement des WPs, pour s'assurer qu'il n'y ait pas de surprises.
La mise en œuvre de notre premier projet forfaitaire commencera bientôt. Nous veillerons à fournir une mise à jour sur nos expériences avec la gestion d'un tel projet.
En attendant, voici quelques liens utiles si vous souhaitez en savoir plus :
Gabor SZENDRO
Head of Innovation Funding and Project Management at LGI
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